En temps d’increment de teletreball, s’incrementa evidentment l’ús de noves tecnologies, i un dels instruments més útils, ja no només pel treball a distància, sinó per l’optimització dels recursos de les empreses, és la utilització dels serveis de cloud computing, el que coneixem generalment com a núvol.
Fem un breu incís per tal d’aclarir que el “núvol” és bàsicament un espai d’emmagatzematge de dades i informació, prestats per empreses especialitzades en el que aquesta informació i aquestes dades queden allotjades en un espai concret, no “físic”, gestionat per una empresa que ofereix aquest servei, i que permet accedir als usuaris autoritzats a tota aquesta informació des de qualsevol dispositiu, en qualsevol moment i des de qualsevol lloc. Aquest és l’avantatge principal d’aquest sistema, perquè permet optimitzar els recursos, i flexibilitzar al màxim l’accés a la informació i recursos necessaris per poder exercir les tasques pròpies del lloc de treball, en qualsevol lloc i moment i, des de qualsevol suport físic.
Val a dir que el sistema és pràctic, útil i avantatjós, no només amb relació al teletreball, sinó en relació amb feines o professions que requereixen mobilitat de qui les desenvolupa, doncs, reiterem, no cal ser al lloc de feina físic per accedir a la informació i recursos necessaris per treballar. N’hi ha prou en disposar d’un dispositiu tan bàsic com és un telèfon mòbil, per donar resposta immediata i completa a aquell client que formuli qualsevol consulta i petició. Ràpida perquè no és imprescindible estar físicament al lloc de feina, i completa perquè es té accés a tota la informació necessària per donar la resposta requerida.
Exposats els innegables avantatges del sistema, el major inconvenient que frena la seva utilització és la preocupació per la seguretat i integritat de la informació, preocupació que ve determinada perquè, utilitzant aquest sistema dóna la sensació que es perd el control sobre la informació pròpia, des de tots els punts de vista.
Aquesta creença, tot i que molt comprensible, és certament errònia, ja que el fet de contractar un espai no físic d’emmagatzematge d’informació i recursos, no vol dir que quedi fora del control del titular de tal informació i recursos, ja que l’estat de la tècnica determina que s’arbitrin tota una sèrie de sistemes de control d’accés, de forma que només el tinguin els usuaris autoritzats dels esmentats recursos i informació. S’utilitzen a l’efecte sistemes d’encriptació que permeten que aquest objectiu: és a dir, la informació i recursos propis només estan a l’abast d’aquelles persones que s’identifiquin degudament com a usuaris autoritzats, el que es fa, normalment, mitjançant un sistema de contrasenyes.
Ara bé, per tal de tenir els nivells de seguretat adequats, així com l’accés requerit, és molt recomanable tenir en compte les següents consideracions:
- Seleccionar un prestador de serveis que ofereixi confiança i garanties.
- Acotar les necessitats de cada organització respecte dels serveis quina prestació es requereix.
En aquest sentit, és important que es demanin les corresponents garanties sobre seguretat i accés a la informació, a les empreses prestadores d’aquests tipus de serveis, i que se subscriguin amb elles, els documents corresponents, per tal de delimitar des de l’objecte de la prestació, passant per les obligacions i drets de les parts, i finalitzant per l’establiment d’un sistema de conseqüències jurídiques en cas d’incompliment. És a dir, no un document genèric, sinó un contracte personalitzat i concret, que obeeixi a la relació real que s’estableix entre les parts, deixant constància dels anteriors extrems, però no de forma genèrica, sinó plasmant quin és l’objecte real, quines són les obligacions reals de les parts, i quines són les conseqüències reals dels incompliments.
I pel que fa al concret aspecte de la protecció de dades, cal tenir en compte que, atès que molts dels espais d’emmagatzematge que ofereixen els prestadors de serveis són fora de la Unió Europea, als efectes de garantir al màxim la seguretat, confidencialitat i integritat de la informació, és recomanable que la prestadora del servei ofereixi garanties respecte de la seva adaptació a les disposicions europees sobre protecció de dades, deixant constància, en tot cas, en el contracte que se subscrigui, la subjecció a aquesta normativa.
En definitiva doncs, la seguretat i integritat de la informació pot quedar perfectament protegida i estar a l’abast del seu titular, si bé cal adoptar un mínim de precaució, en el sentit esmentat, a l’hora de contractar aquest tipus de serveis.
